Giải pháp Sharepoint

Giới thiệu SharePoint 2010

Bắt đầu từ năm 2001 với tên gọi SharePoint Portal Server 2001 (SPS 2001), Microsoft đã phát triển và giới thiệu 2 phiên bản Windows SharePoint Services 2.0 và Microsoft SharePoint Portal Server 2003 vào năm 2003. Tuy nhiên phiên bản 2003 vẫn còn rất nhiều hạn chế về mặt cấu trúc, chức năng và khả năng lưu trữ. Đến năm 2007, Microsoft đánh dấu bước nhảy vọt với sự ra đời của Windows SharePoint Services 3.0 và Microsoft Office SharePoint Server 2007. Lúc này người sử dụng đã biết nhiều hơn về khái niệm và có những trải nghiệm nhất định về môi trường cộng tác (Collaboration) trên SharePoint 2007. Đến tháng 5/2010, Microsoft chính thức cho ra mắt phiên bản 2010 với tính đột phá về cả giao diện lẫn tính năng.

Phiên bản SharePoint 2010 được phân thành 2 gói: SharePoint 2010 Foundation và SharePoint Server 2010

 

Trong bài viết này sẽ đi chi tiết vào SharePoint Server 2010 với các tính năng mới nổi bật đem lại cho người sử dụng dựa trên vòng tròn SharePoint 2010 mà Microsoft đã đưa ra

SITE

Hơn hẳn so với các phiên bản trước đó chỉ hỗ trợ cho người dùng trình duyệt IE, thì  SharePoint 2010 chạy tốt trên nhiều loại trình duyệt khác nhau như Mozilla Firefox, Safari. Tuy không chính thức, nhưng SharePoint 2010 cũng hiển thị tốt trên Chrome và Opera. Trong đó, giao diện Ribbon mang lại cho người dùng cảm giác quen thuộc với bộ ứng dụng văn phòng Office 2007

Cùng với SharePoint 2010, sự ra đời của bộ Office Client 2010 và Office Web Apps (OWA) cho phép hiển thị và chỉnh sửa nội dung các tập tin định dạng của Microsoft Office trên trình duyệt web như Office Word, Excel, PowerPoint, OneNote, đặc biệt OWA hỗ trợ co-authoring – tính năng cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa nội dung cùng lúc. Tất nhiên các chức năng này cũng hỗ trợ các trình duyệt kể trên.

 

Bên cạnh đó SharePoint Workspace 2010 tô điểm thêm cho môi trường Collaboration khi cung cấp các vùng làm việc Groove. Cho phép người dùng kết nối đến SharePonit Site, để làm việc offline với tasks, lists, document libraries,… và đồng bộ hóa dữ liệu ngay khi có kết nối online đến server.

SharePoint Mobile Access: Cho phép người sử dụng làm việc ở bất kỳ nơi nào. Hơn hẳn trong phiên bản 2007, SharePoint 2010 cung cấp SharePoint Workspace Mobile Access. Từ đây người dùng mobile có thể duyệt qua các SharePoint sites, truy cập các thư viện tài liệu với khối lượng lớn, làm việc với các tài liệu offline, đồng bộ hóa thư viện tài liệu dễ dàng với SharePoint server, tương tác với nội dung Office, thông báo sự thay đổi qua đường truyền SMS và các chức năng tìm kiếm khác…

COMMUNITIES

SharePoint 2010 cung cấp khả năng truy cập và tương tác dễ dàng với những người khác trong hệ thống bằng những phương pháp sáng tạo hơn thông qua các trang web cộng đồng, wikis, blog,… đem lại sự thuận tiện trong việc chia sẻ, hợp tác, sáng tạo giữa các người dùng, và thể hiện rõ nét tính chất của Web 2.0 .

Các tính năng profiles của người dùng được cải thiện đáng kể, họ có thể cập nhật status trên trang profile của mình, viết lời bình luận của mình lên những bài viết, sử dụng từ khóa để định nghĩa Tags và Notes trên từng trang của SharePoint, định nghĩa mối quan hệ với đồng nghiệp, xem sơ đồ tổ chức, quản lý Comments/Notes/Tags của mình tập trung trên một trang duy nhất, quản lý các hoạt động theo dõi Activity Feeds, Interests… Cũng như là một mạng xã hội, họ có thể tìm kiếm profile của một ai đó bằng cách gõ vào thông tin và những ký tự đại diện Wildcard.

CONTENT

Đem đến khả năng quản lý nội dung với qui trình tạo tài liệu, xét duyệt, xuất bản và xử lý các nội dung phù hợp với chuẩn quản lý tài liệu truyền thống hoặc quản lý nội dung trên Web. Khả năng quản lý nội dung của SharePoint 2010 bao gồm quản lý tài liệu, văn bản (documents), hồ sơ (records) và quản lý nội dung Web.

Những điểm nổi bật mà người dùng có thể nhận thấy khi quản lý nội dung trên SharePoint 2010:

  • Giao diện trực quan tương tác với nội dung thông qua bộ ứng dụng văn phòng Office
  • Nhanh chóng nắm bắt và tìm duyệt qua tài liệu, văn bản bằng cách sử dụng siêu dữ liệu (metadata) và tính năng gắn thẻ (tagging)
  • Nhanh chóng tạo và xuất bản nội dung trang web
  • Cung cấp khả năng lưu trữ nhiều hơn trên từng list và thư viện tài liệu, mỗi thư viện có thể lưu trữ lên đến 50 triệu tài liệu, văn bản.
  • Quản lý theo Document Sets, cho phép người dùng quản lý theo tập tài liệu như là một tài liệu duy nhất, theo cách này các tài liệu sẽ được kiểm soát theo qui trình tạo, xét duyệt và xuất bản một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
  • Các tài liệu hình ảnh, audio, video được hỗ trợ mạnh hơn trong phiên bản 2010, hiển thị dễ dàng đến người xem bằng những Media Web Part. Người dùng có thể upload và tìm kiếm một video stream dễ dàng mà không cần phải biết rõ URL

SEARCH

Với việc hỗ trợ nhiều nội dung online và nhiều người sử dụng hơn, tất yếu đòi hỏi chức năng Search phải đáp ứng để người dùng có thể tìm kiếm nhanh hơn, dễ dàng hơn. Search trên SharePoint 2010 đã thực sự làm được điều này bằng cách tạo những nội dung liên quan thông qua các SharePoint lists, SharePoint sites, hay các nguồn dữ liệu bên ngoài như những tập tin chia sẻ, Web sites hoặc những ứng dụng liên quan đến công việc. Kết quả tìm kiếm được hiển thị chi tiết với chức năng Document Preview, Thumnails, mang lại kết quả tìm kiếm với số lượng chính xác, hiển thị những kết quả tìm kiếm liên quan và đặc biệt là tìm kiếm với ký tự đại diện Wildcard như *, AND, OR, NOT,….

INSIGHT

Tất cả thông tin trong doanh nghiệp đều là những yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại, vì vậy không chỉ thông tin cần được nhanh chóng cung cấp, tìm kiếm và chia sẻ mà còn đòi hỏi dữ liệu thô phải được xử lý, phân tích và đưa ra kết luận hành động tương ứng. Nhằm mục đích cung cấp khả năng phân tích và định hướng chung, SharePoint đưa ra nhiều dịch vụ được gọi là SharePoint Insights

Business Connectivity Services (BCS) cho phép SharePoint kết nối với các nguồn dữ liệu bên ngoài. Excel Services, PowerPivot giúp nâng cao khả năng phân tích, tương tác với dữ liệu thô, và hiển thị các biểu đồ đánh giá dưới các dạng đồ họa giúp tạo những báo cáo phân tích trực quan hơn. Trong khi Visio Services cho phép chia sẻ dữ liệu thời gian thực mà không cần cài đặt Office client, cho phép các kết nối đến chuẩn ODBC như SharePoint list, Excel workbook hoặc cơ sở dữ liệu SQL server, theo đó trên một biểu đồ hiển thị sử dụng Visio services có thể kết nối đến nhiều nguồn dữ liệu trên thời gian thực và tự động cập nhật mới.

Ngoài ra SharePoint còn có các dịch vụ khác như InfoPath Forms Services, Access Sercies, PowerPoint Services,  Performance Point Services,… giúp người sử dụng tổng hợp dữ liệu để tạo thành những bảng thống kê Dashboard tích hợp công nghệ BI (Business Intelligence Dashboards) hay đưa ra chi tiết những chỉ số KPIs.

COMPOSITE

Các doanh nghiệp luôn đòi hỏi giải pháp phần mềm của họ không những đáp ứng yêu cầu sử dụng mà còn có khả năng cho phép người dùng nhanh chóng tùy chỉnh theo yêu cầu phát sinh mà không cần đến sự tham gia của các công ty liên quan về công nghệ thông tin. Bên cạnh đó, các nhân viên IT cũng có thể cấp quyền cho nhân viên trong doanh nghiệp tạo ra các ứng dụng mà vẫn đảm bảo sự ổn định và đáng tin cậy của môi trường.

  • SharePoint Designer: Như một công cụ Office, với giao diện Ribbon quen thuộc, SharePoint Designer 2010 cho phép người dùng kết nối đến SharePoint server, tại đây họ có thể quản lý dữ liệu của sites, thiết kế, chỉnh sửa nội dung trang web, thiết kế workflow, định nghĩa các kết nối đến nguồn dữ liệu bên ngoài,… tất nhiên các chức năng trên đều được phân quyền cụ thể.
  • InfoPath Web Part: SharePoint 2010 cho phép người dùng chèn trực tiếp một InfoPath form lên trang SharePoint từ một list hay một thư viện InfoPath thông qua InfoPath Form Web Part.
  • Visio được sử dụng nhiều hơn khi người dùng có thể tận dụng để thiết kế một SharePoint Workflow sau đó kết quả sẽ được xử lý với SharePoint Designer hay Visual Studio trước khi xuất bản và sử dụng trên SharePoint Server 2010

Dành cho người quản trị và lập trình viên

SharePoint 2010 giúp các quản trị viên SharePoint có thể làm việc hiệu quả hơn thông qua công cụ Central Administration. Các tính năng giám sát và theo dõi trạng thái hệ thống giúp quản trị viên đáp ứng được vai trò quản trị của mình.

Một tính năng nổi bật trên SharePoint 2010 là khả năng tích hợp Windows PowerShell vào SharePoint 2010. Với SharePoint 2010 Management Shell, các quản trị viên có thể tạo ra các đoạn code để tự động hóa các công việc của mình, rút ngắn thời gian quản trị cũng như đáp ứng ổn định hệ thống.

Với các lập trình viên, Visual Studio 2010 cung cấp các công cụ cho phép họ có thể phát triển, lập trình Web Part, Workflow…một cách nhanh chóng. Ngoài ra, những tính năng mới cho phép đưa các giải pháp từ SharePoint Designer 2010, Visio vào SharePoint.

Giải pháp SharePoint Sanboxed là một điểm mới giúp quy trình phát triển trở nên dễ dàng và khép kín từ khâu thiết kế đến khâu đóng gói và triển khai.
Bên cạnh đó, các lập trình viên có thể giám sát, theo dõi và quản lý quy trình lập trình của mình thông qua công cụ Developer Dashboard. Công cụ này cho phép bạn kiểm tra chi tiết đến từng hàm về số lượng truy cập dữ liệu, sử dụng tài nguyên bộ nhớ, thời gia chạy các câu truy vấn SQL .v.v.v

Ngoài các hàm Server APIs hỗ trợ tương tác với dữ liệu SharePoint thông qua LinQ, REST hay kết nối dữ liệu bên ngoài qua BCS, SharePoint 2010 hỗ trợ thêm Client APIs cho phép các ứng dụng dotNet Windows-based, hay các ứng dụng Silverlight có thể sử dụng mô hình Object Model để giao tiếp với SharePoint, hơn thể nữa các ứng dụng web thông thường cũng có thể sử dụng Client APIs thông qua bộ thư viện javascript ECMAScript để truy vấn và giao tiếp với dữ liệu SharePoint một cách dễ dàng và thuận tiện.