Giải pháp Sharepoint

Lên kế hoạch triển khai site và site collection

Các site trong Microsoft SharePoint Server 2010 tạo nên một site collection gồm một cấu trúc có một top-level site và các site khác bên dưới nó. Việc lập kế hoạch để triển khai site và site collection trong SharePoint 2010 là một công việc quan trọng và cần thiết để chuẩn bị triển khai cấu trúc site.

Trong bài viết này, tôi sẽ giới thiệu một số bước cho việc lên kế hoạch.

 

Có 2 vấn đề cần giải quyết ở đây là :

  • Xác định số lượng và kiểu top-level site và các site dưới đó trong một cấu trúc phân cấp
  • Xác định số lượng và kiểu site collection để tổ chức

Xác định kiểu site

Bước đầu tiên trong việc lên kế hoạch là việc xác định kiểu site của công ty bạn và nó đáp ứng nhu cầu các khách hàng.Xác định các kiểu site cũng mang tầm ảnh hưởng đến những quyết định triển khai kế hoạch về sau, chẳng hạn các site sẽ được triển khai ở đâu trong mô hình cấu trúc server của bạn, các tính năng nào được triển khai cho mỗi site, quá trình xử lý đồng thời nhiều site như thế nào và làm sao để tạo thành hệ thống thông tin liên kết thông qua một hoặc nhiêu hơn một site.

 
Cấu trúc site
 
Cơ bản bước đầu trong việc triển khai các site bạn cần dựa trên cấu trúc tổ chức trong công ty của bạn. Với mỗi site có thể bao gồm thông tin cần thiết cho một dự án hoặc một phòng ban nào đó trong công ty của bạn và với mỗi site đó sẽ liên kết đến các site cộng tác thích hợp để giải quyết cũng như thảo luận trong các dự án hoặc trong phòng ban. Những site khác sẽ dành cho những phòng ban hoặc dự án lớn cũng tập hợp, liên kết thông tin đến các site nhỏ hơn để hỗ trợ cho các phòng ban , dự án nhỏ hơn.

Dưới đây là các cấu trúc thông thường:

  • Phòng ban hoặc team site : tạo một site dành cho công ty nhỏ, hoặc 1 site cho mỗi 1 phòng ban nhỏ hoặc dự án có khoảng 50-100 người trong một công ty vừa và lớn. Trong công ty lớn sẽ có nhiều cấp độ site khác nhau, với mỗi site sẽ tập trung vào một phần nội dung theo từng cấp độ trong công ty. Bạn có thể thiết kế một site cho các nhân viên trong công ty để làm việc cộng tác với những nội dung liên quan đến công việc kinh doanh hoặc các mục tiêu mà công ty đề ra. Những site này có thể làm việc với các site khác. Những site này có tích hợp cộng tác nội dung, được sử dụng nội bộ và có ý định xuất bản nội dung đến người xem nếu muốn.
  • Rollup site : một rollup site bao gồm các nội dung bao quát trong công ty. Nó có thể giúp người dùng trong các phòng ban có thể tìm được các thông tin, các chuyên gia và truy cập rộng rãi trong công ty. Rollup site cũng bao gồm những site có quan hệ với nhau để tập hợp những cấu trúc thông tin trong công ty và luôn luôn được ánh xạ đến cấu trúc của phòng ban cũng như những site dành cho dự án. Với mỗi công ty, việc triển khai rollup site nhằm mục đích tập trung hóa những site có mối quan hệ với nhau để tạo thành một tổng thể.

Các site ứng dụng

Một site ứng dụng thường gồm một dasboard hiển thị số liệu, thông tin và các tính năng khác để xem và kiểm soát dữ liệu có liên hệ với mục đích của site. Những thông tin hiển thị trên site lấy từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn là database hoặc các site khác.

Ví dụ, phòng nhân sự trong một công ty có thể thiết kế site ứng dụng cho phép các nhân viên có thể:

  • Truy cập vào những thông tin như sổ tay hướng dẫn nghề nghiệp hoặc cơ hội nghề nghiệp
  • Xem các phương pháp làm việc phổ biến, chẳng hạn ghi sổ chấm công, xác nhận lịch trình làm việc hoặc các báo cáo về chi phí
  • Xem bảng dashboard cho phép xem những thông tin cá nhân chẳng hạn là lương của nhân viên hoặc lí lịch nhân viên

Một ví dụ khác, phòng hỗ trỡ kĩ thuật có thể thiết kế một site ứng dụng Help Desk với mục đích cho phép các kĩ thuật viên có thể hỗ trợ được các nhân viên trong công ty.

  • Truy cập vào các kiến thức có liên quan đã được hỗ trợ trước đó hoặc các tài liệu thực hành tốt nhất
  • Xem các phương pháp làm việc thông thường, chẳng hạn là các công việc hỗ trợ khởi đầu hoặc xem các trạng thái công việc đã xảy ra trước đó .
  • Tích hợp các tính năng truyền thông để hỗ trợ trực tuyến.
  • Xem các dữ liệu cá nhân. Ví dụ những người quản lý có thể xem các dashboard về độ tin cậy, ưa thích cũng như mức độ hấp dẫn của khách hàng và nhân viên. Các kĩ thuật viên có thể xem được những vấn đề nào đó chưa được giải quyết

Internet Site

Internet site được xem như là bộ mặt của công ty. Chúng luôn mang dấu ấn, tính độc đáo đến cho công ty bởi các yếu tố như màu sắc, font chữ và logo. Mặc dù việc kiểm soát Internet site này chặt chẽ tuy nhiên nội dung có nó có thể thường bị thay đổi.

Ví dụ, một Internet site cho công ty sẽ mang đến cho khách hàng, đối tác, nhà đầu tư, nhà tuyển dụng những thông tin quan trọng về công ty. Những thông tin này có thể là mô tả sản phẩm, các dịch vụ, tin tức trong công ty, các báo cáo hàng năm và thông tin tuyển dụng. Một ví dụ khác là sử dụng Internet site dành cho các báo điện tử, cho phép cập nhật thông tin liên tục, cho phép độc giả có thể tương tác, sử dụng các tính năng như tạo blog, đánh dấu các bài viết hay, gửi email đến bạn bè, đồng nghiệp.

Vì Internet site được sử dụng nhắm đến những người xem bên ngoài, nên bạn có thể kiểm tra trước khi xuất bản ra bên ngoài. Để tăng tính hiệu quả cũng như hạn chế những nội dung chưa chuẩn hóa, bạn nên có một site dự bị, bạn sẽ kiểm duyệt nội dung trong site này trước khi xuất bản nó đến site chính.

Publishing site

Sử dụng site xuất bản, các tác giả có thể tạo và sửa chữa nội dung trên trình duyệt web và tài liệu, ngoài ra họ có thể phê chuẩn nội dung cũng như thiết lập quyền hạn để người dùng có thể xem được. Quá trình xuất bản trước tiên là giai đoạn tạo nội dung, sau đó xác nhận để phê chuẩn. Sau khi nội dung được phê chuẩn, nó được xuất bản ra website dành cho các độc giả. Việc xuất bản có thể dựa trên lịch trình hoặc nhu cầu. Publishing site có thể được sử dụng ở mạng intranet, extranet hoặc Internet site.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng publishing site với vai trò như một Internet site dành cho công ty để xuất bản lên site các tin tức và bạn có thể thiết lập các nhóm người xem những nội dung cụ thể chẳng hạn các nhân viên phòng kế toán có thể xem được các tin tức kinh tế hoặc nhân viên phòng IT có thể xem về các dự án, chi phí triển khai CNTT tại công ty.

Một ví dụ khác, sử dụng publishing site đối với một sản phẩm phần mềm và các bài viết hướng dẫn sử dụng phần mềm. Một khi phần mềm cũng như hướng dẫn được cập nhật, bạn cần phải kiểm duyệt trước khi đưa lên website của mình

Ngoài ra, bạn cũng có thể triển khai các site khác dành cho người dùng. Ví dụ, bạn có thể cung cấp một My Site cho mỗi thành viên trong nhóm để họ sử dụng. My Site là một template team site dựa trên SharePoint Foundation 2010, cho phép các thành viên có thể làm chủ site của mình, chia sẻ, viết nhật kí..v.v. và có chức năng xem công cộng cũng như cá nhân riêng tư. Hoặc bạn có thể cho phép các thành viên có thể tạo ra các site khác như Document Workspace để chia sẻ tài liệu, các dự án và làm việc cộng tác trên đó.

Sau khi xác định được kiểu site dành cho giải pháp của bạn, bước tiếp theo là công việc triển khai các site đó trên site collection. Một site collection là một cấu trúc phân cấp các site và bạn có thể quản lý chúng tập trung một cách dễ dàng. Các site trên site collection có những tính năng phổ biến như chia sẻ quyền hạn, thư viện template, các loại nội dung, Web Part . Thông thường, top-level site là trang chủ trong site collection.
Khi bạn lên kế hoạch triển khai dựa trên SharePoint Server 2010, bạn nên sử dụng các loại site trên các site collection sau:

  • Internet site ( dự bị)
  • Internet site ( xuất bản )
  • Các team site có mối quan hệ với một site phòng ban hoặc Internet site
  • Document Center site ( site cho phép chia sẻ, xuất bản, tập trung hóa các tài liệu )
  • Recored Center site ( phục vụ cho việc ghi chép lại mọi sự kiện, hoạt động)

Tất cả các site trong một site collection được lưu trự trên những SQL database giống nhau. Điều này có thể là ảnh hưởng đến các site và sự vận hành của server, phụ thuộc vào cấu trúc của site, mục đích của site. Chú ý một số vấn đề sau:

  • Vì tất cả nội dung trên một site collection được lưu trữ trên những content database giống nhau, việc backup hoặc restore sẽ phụ thuộc vào số lượng nội dung trên các site collection, độ lớn của database, tốc độ của server chứa database và các yếu tố khác. Việc phụ thuộc vào số lượng nội dung và các cấu hình trên database, bạn có thể chia một site collection từ nhiều site collection thành các cấp độ khác nhau cho việc backup và restore.
  • Tạo quá nhiều site dưới top-level site trên một site collection sẽ ảnh hưởng đến sự vận hành cũng như mức độ sử dụng. Tối đa số lượng site là 2000.
  • Nếu bạn sử dụng nội dung triển khai để di chuyển đến các nội dung khách giữa site collection đến site collection khác, những site collection phải là những web application riêng biệt hoặc chúng sử dụng những content database khác nhau trên một Web application.

Các bài viết liên quan