Giải pháp Sharepoint

Workflow trong SharePoint 2010 – Phần 2

Bất kì SharePoint workflow nào cũng có những giai đoạn cho việc xử lý thông tin cùng với các phương thức thu thập dữ liệu riêng biệt.

Thông thường, workflow có các giai đoạn sau: kết hợp, khởi tạo, thiết lập các công việc. Với mỗi giai đoạn sẽ có một phương thức thu thập các thông tin từ phía người sử dụng. Ngoài ra, sau khi workflow được tạo, nó có thể được chỉnh sửa ở “giai đoạn thứ 4″

phần 1 bạn đã được tìm hiểu về 2 khái niệm workflow trong SharePoint 2010 gồm Human workflow và System workflow. Trong phần 2 này bạn sẽ được tìm hiểu các khái niệm tiếp theo về SharePoint workflow, các cải tiến trong SharePoint 2010 và những workflow mặc định trong SharePoint 2010.

Các giai đoạn và form của workflow

Nói đến workflow thì tính logic của nghiệp vụ luôn được chú trọng đầu tiên. Tính logic này thông qua các công việc trong quy trình và kết hợp nguyên tắc xử lý nghiệp vụ. Ngoài các công việc, mỗi workflow đều có các giai đoạn : association, initiation, và các công việc.

  • Giai đoạn Association: khi một quản trị viên kết hợp một workflow với thư viện tài liệu. list hoặc site, quản trị viên đó có thể áp dụng các tùy chọn cho mỗi workflow này. Các form mà bạn sử dụng có thể là ASP.NET hoặc InfoPath để thu thập các thông tin cần thiết.
  • Giai đoạn Initiation: giai đoạn này cho phép thiết lập các tùy chọn khi workflow đã làm việc. Ví dụ với Approval workflow, bạn có thể thiết lập tùy chọn khi workflow được áp dụng đối với list. Các tùy chọn chẳng hạn như xác định thời gian làm việc đối với mỗi công việc trong workflow.
  • Task form: workflow sẽ tương tác với người dùng thông qua các form công việc. Các form này sẽ thu thập dữ liệu từ phía người dùng.
  • Modification: người tạo workflow có thể cho phép người khác chỉnh sửa workflow khi nó đang chạy. Ví dụ, một workflow có thể cho phép thêm người dùng vào hoặc có thể mở rộng thời gian hàng tất công việc.

Kết hợp workflow

SharePoint Server 2007 cho phép kết hợp workflow với item trên list hoặc thư viện và SharePoint 2010 bổ sung thêm khả năng kết hợp với site.

  • List workflow: kiểu workflow này kết hợp với list hoặc thư viện. V
  • Content type workflow: kết hợp các content type trong tất cả các list hoặc thư viện.
  • Site workflow: điểm mới trong SharePoint 2010 với khả năng áp dụng workflow trên các site. Để tạo custom workflow cho site bạn có thể sử dụng Visual Studio 2010 hoặc SharePoint Designer 2010

Các workflow mặc định trong SharePoint 2010

Không để các bạn đợi lâu tôi giới thiệu luôn các workflow có sẵn trong SharePoint 2010 cũng như tác dụng của nó. Các workflow có sẵn này được bộ phận phát triển SharePoint 2010 nghiên cứu và tổng hợp những quy trình nghiệp vụ phổ biến:

  • Collect Feedback
  • Approval
  • Disposition Approval
  • Collect Signatures
  • Three-state
  • Translation Management

Bạn có thể tùy chỉnh lại các workflow này theo nhu cầu của bạn. Ví dụ, bạn có thể chỉnh sửa Approval workflow thành nhiều giai đoạn phê duyệt hơn và các công việc khác nhau trong mỗi giai đoạn. Bạn có thể sử dụng SharePoint Designer 2010 để thực hiện việc tùy chỉnh này.

Collect Feedback workflow được sử dụng để gửi các tài liệu hoặc item đến các nhóm người và yêu cầu họ đóng góp ý kiến, phản hồi. Mặc định, Collect Feedback workflow kết hợp với các loại tài liệu trong thư viện. Loại workflow này thích hợp cho việc phát triển nội dung chẳng hạn tài liệu hướng dẫn sử dụng sản phẩm, các phản hồi, đóng góp ý kiến về một dự án nào đó.

Approval workflow được sử dụng cho việc phê duyệt một tài liệu hoặc item nào đó. Mặc định, Approval workflow kết hợp với các loại tài liệu trong thư viện. Approval workflow cung cấp cho bạn một quy trình phê duyệt bài bản theo nhiều giai đoạn khác nhau. Approval workflow thích hợp cho việc phê duyệt các bản báo cáo tài chính, đơn xin nghỉ phép, hồ sơ phỏng vấn hoặc các hợp đồng.

Disposition Approval workflow được sử dụng để quản lý trạng thái tài liệu, khi tài liệu hết hạn thì workflow cho phép giữ hoặc xóa tài liệu đó. Disposition Approval workflow được sư dụng trong quá trình quản lý hồ sơ và được áp dụng cho loại site Record Center. Bạn cần kết hợp workflow này với chính sách quản lý thông tin trong SharePoint 2010.

Collect Signature workflow nhằm mục đích thu thập các chữ ký số cho một tài liệu nào đó. Workflow chỉ làm việc đối với Microsoft Office 2007 hoặc 2010. Workflow thích hợp cho việc xin chữ kí của các lãnh đạo cấp cao.

Three-state workflow được sử dụng để theo dõi trạng thái các item trong list theo 3 giai đoạn. Three-state workflow được sử dụng đối với các nghiệp vụ phức tạp, chẳng hạn theo dõi dự án, vấn đề hỗ trợ khách hàng, giai đoạn bán hàng. Ví dụ, khi bạn sử dụng workflow cho list dạng Issue, SharePoint 2010 sẽ tạo ra một công việc dành cho một người dùng nào đó. Khi người dùng hoàn tất công việc, workflow sẽ thay đổi trạng thái của một giai đoạn từ Active sang Resolved, nghĩa là đã được giải quyết. Tiếp đó, một công việc khác sẽ được tạo. Khi người dùng hoàn tất công việc tiếp theo này, trạng thái sẽ từ Resolved chuyển thành Closed. Và đây cũng là giai đoạn cuối cùng, chú ý rằng workflow này chỉ hỗ trợ list, không hỗ trợ thư viện tài liệu.

Translation Management workflow được sử dụng để quản lý các tài liệu dịch thuật. Workflow này sẽ tạo ra một bản sao chép tài liệu và thiết lập công việc dịch thuật trên tài liệu này. Người dùng sẽ xem trạng thái tài liệu và thực hiện công việc dịch thuật.

Hết phần 2…