Giải pháp Sharepoint

Three-state workflow - Phần 1

Three-state workflow được thiết kế để theo dõi trạng thái của một item trong list thông qua 3 giai đoạn. Nó có thể được sử dụng để quản lý các quy trình nghiệp vụ đòi hỏi các tổ chức phải theo dõi khối lượng lớn nhiều vấn đề hoặc các item, chẳng hạn hỗ trợ khách hàng, bán hàng hoặc các công việc trong dự án.

Three-state workflow có 3 giai đoạn với 2 quá trình chuyển tiếp giữa các giai đoạn.

Với mỗi lần chuyển tiếp giữa các giai đoạn, workflow sẽ gán một công việc cho một người tham gia và gửi email thông báo về công việc. Khi công việc này được hoàn thành, workflow sẽ cập nhật trạng thái của công việc và tiếp tục xử lý công việc ở bước tiếp theo.

Three-state workflow được thiết kế để làm việc với Issue Tracking list nhưng bạn có thể sử dụng với bất cứ list nào khi thiết lập có chứa một column kiểu Choice với 3 giá trị. Mỗi giá trị trong column Choice này được xem như một giai đoạn mà workflow theo dõi.

Three-state workflow có thể được sử dụng để quản lý các quy trình nghiệp vụ đòi hỏi các tổ chức phải theo dõi khối lượng lớn nhiều vấn đề hoặc các item, chẳng hạn hỗ trợ khách hàng, bán hàng hoặc các công việc trong dự án.  Ví dụ, các nhân viên trong một công ty nhỏ chuyên tổ chức sự kiện có thể sử dụng Issue Tracking list và tùy biến lại three-state workflow để quản lý một số lượng lớn các công việc có liên quan đến sự kiện mà họ đang lên kế hoạch tổ chức. Three-state workflow theo dõi các công việc theo kế hoạch theo 3 giai đoạn, chẳng hạn như Active (Hoạt động), Ready for review (Sẵn sàng cho việc đánh giá) và Complete (Hoàn tất). Tất cả các công việc liên quan đến việc chuẩn bị đối với một sự kiện sẽ được tạo trong Issue Tracking và được thiết lập trạng thái Active. Người điều hành sẽ giao công việc cho các thành viên trong nhóm và bắt đầu Three-state workflow trên những công việc này.

Khi workflow bắt đầu, nó sẽ tạo một công việc và gán nó đến một thành viên trong nhóm. Khi thành viên này nhận một công việc, anh ta sẽ làm việc cho đến khi hoàn thành công việc này. Ví dụ, nếu 1 thành viên trong nhóm nhận một công việc phát triển dịch vụ ăn uống, anh ta sẽ liên lạc với công ty dịch vụ này, sau đó hợp tác làm việc để lên kế hoạch. Khi đã phác thảo được bản kế hoạch, thành viên này sẽ đánh dấu hoàn tất công việc của mình. Tại thời điểm này, workflow sẽ cập nhật trạng thái của công việc trong Issue Tracking từ Active thành Ready for review và công việc tiếp theo được giao cho người điều hành, đó là công việc đánh giá lại bản kế hoạch. Sau khi người điều hành xem xét đánh giá và phê duyệt bản kế hoạch, anh ta sẽ đánh dấu công việc đã hoàn thành. Lúc này, workflow sẽ cập nhật trạng thái từ Ready to review thành Complete.

Chú ý: người tham gia workflow có thể hoàn thành công việc trong Three-state workflow bằng 2 cách khác nhau. Người tham gia có thể chỉnh sửa công việc để đánh dấu hoàn thành hoặc có thể thay đổi trạng thái của công việc (cần có quyền hạn thay đổi list).

Trên đây là một ví dụ về cách làm việc của Three-state workflow trong SharePoint 2010. Trong phần tiếp theo, bạn sẽ được thực hành sử dụng Three-state workflow.

Hết phần 1