Giải pháp Sharepoint

Three-state workflow - Phần 2

Trong phần 1 bạn đã được tìm hiểu về cách làm việc của Three-state qua một ví dụ khá sinh động. Three-state workflow được sử dụng để theo dõi một item nào trong list theo 3 giai đoạn. Trên thực tế, workflow này không nhất thiết phải sử dụng với Issue Tracking mà bạn có thể tạo Custom list, sử dụng một column kiểu Choice với 3 giá trị. Sau đó theo dõi 3 giá trị này.

Tiếp theo loạt bài Three-state workflow, SharePoint Soldier Team sẽ cùng bạn làm một bài thực hành sử dụng Three-state workflow trên SharePoint 2010.

Bạn có thể sử dụng một site nhưng chúng ta nên tạo một site mới cho mục đích thử nghiệm workflow này. Việc tạo site mới để tránh ảnh hưởng đến các site hiện đang hoạt động trong tổ chức của bạn.

Bạn không nhất thiết phải đăng nhập vào server. Bạn có thể truy cập vào site từ máy tính client. Nếu bạn sử dụng máy tính client, bạn cần chú ý đến SharePoint Designer. Phiên bản 32-bit hoặc 64-bit tùy thuộc vào phiên bản Office mà bạn đã cài đặt trên máy tính client.

Click Site Actions > New Site.

Tại hộp thoại Create, bạn chọn Blank Site, nhập tên cho site và URL. URL trong ví dụ này là http://sharepoint2010/workflow. Click Create.

Sau khi tạo mới site, bạn có thể tạo mới một list.

Click Site Actions > More Options…

Tại hộp thoại Create, click chọn Custom List, đật tên cho list này. Ở đây chúng ta sử dụng tên là Work Request. Mục đích sử dụng của workflow cho list này là theo dõi các công việc yêu cầu.

Tìm hiểu quy trình của workflow

Khi ai đó muốn yêu cầu một số công việc phải làm, họ sẽ thêm một công việc vào Work Request list. Lúc này, người thêm được xem như người khởi tạo (Initiator). Item sẽ được gán vào một ai đó để hoàn thành công việc

Mỗi khi hoàn thành công việc, công việc này sẽ được gán trở lại người khởi tạo để đánh giá công việc và cho ý kiến phản hồi. Bạn có thể xem hình minh họa dưới đây về quy trình này.

3 giai đoạn gồm có Active, Ready Complete. Ví dụ, khi một công việc được tạo, nó sẽ được thiết lập trạng thái Active. Khi một ai đó hoàn tất công việc, trạng thái sẽ được chuyển qua Ready. Cuối cùng, khi người khởi tạo đánh giá lại công việc, trạng thái sẽ được cập nhật thành Complete.

Tạo các column

Chúng ta sẽ sử dụng SharePoint Designer. Tại Work Request list mà bạn mới tạo, click Edit List.

Chương trình SharePoint Designer 2010 sẽ mở.

Như bạn đã thấy, SharePoint Designer 2010 khá linh hoạt, có khả năng tùy chỉnh, làm việc với list, Click Edit list columns trong khu vực Customization.

Click Add New Column và chọn kiểu column bạn muốn.

Bạn tạo các column như bảng dưới đây.

Với kiểu Choice, bạn cũng dễ dàng nhập các giá trị.

Sau khi hoàn thành, bạn sẽ có được các column cần thiết để chuẩn bị sử dụng Three-state workflow.

Click List Settings và kiểm tra list trên site SharePoint 2010.

Hết phần 2…